我們的稽核過程

雖然符合性是我們稽核方法的一個重要方面,我們這一獨特的方法可以把稽核變成有力的管理工具,實現績效改善和保護。通過瞭解對您組織和利益相關方最重要的是什麼,我們幫助您改善管理系統的同時提升您的業務。

我們的業務保障稽核方法可以根據您系統對各方面運營風險(比如品質、環境或健康安全方面的風險)的管理和減少情況,來定制稽核,並且同時能確保與所選擇標準的所有要求的符合性。

"LRQA的業務保障方法幫助DB Schenker Malaysia確保我們繼續強化供應鏈安全,從而保障公司利益,增強客戶與我們合作的信心。” 

Wolfgang Laabs先生-馬來西亞DB Schenker物流公司 總裁

LRQA業務保障方法立基於三大支柱:基於風險的方法、有主題的監督稽核以及持續改進,為傳統的稽核和認證帶來附加價值。

我們稽核您的管理系統,必要時進行差距分析,確保您的管理系統滿足標準、規範或稽核準則的要求。為確保您從管理系統中獲得最大價值和收穫,在推薦通過稽核/認證之前,我們需要分兩次訪問您公司。

我們的稽核過程週期分三個階段

第一階段:文件審查(證據查找)

第一階段稽核通常是在客戶現場進行,主要是確定客戶是否已準備就緒,從而可以進行第二階段的正式稽核。

實施第一階段訪問

第一階段稽核由首次會議開始。稽核員與客戶見面並向客戶管理層介紹LRQA稽核方法,並與客戶商定稽核計畫。

我們將:

  • 評估客戶活動場所和具體情況
  • 和客戶展開討論,確認客戶對第二階段稽核是否已做好充分準備
  • 檢查客戶對標準要求的理解以及客戶滿足這些要求的程度 
  • 收集有關客戶管理系統範圍、過程和活動場所的資訊以及相關法律法規要求的符合性的資訊。比如:組織運營的環境要素和法律要求,以及與之相關的風險
  • 商定第二階段稽核情況以及確定如何分配稽核資源
  • 瞭解客戶管理系統和運營,從而確定第二階段稽核策劃應注重哪些內容
  • 查看客戶內審和管理評審情況
  • 確認管理系統的實施是否足夠合適進行第二階段稽核

報告

第一階段稽核以末次會議作結。在末次會議上稽核員將提交一份稽核報告並商定第二階段稽核過程。報告既包括正面發現也包括那些需要在第二階段稽核前引起注意的問題,以免在第二階段稽核時成為不符合項。第一階段和第二階段稽核間隔時間取決於客戶需要花多長時間解決第一階段提出的問題。通常不超過三個月。

第二階段:現場正式稽核

第二階段稽核在客戶現場進行。目的是評估客戶管理系統的實施及其有效性。我們將收集證據以證明管理系統符合標準和其他認證要求。 

實施第二階段稽核 

在第二階段稽核中,稽核小組將對客戶活動進行充分抽樣稽核,從而足以對客戶管理系統實施及其有效性下結論。我們將與員工面談,包括最高管理層和運營人員,以便我們瞭解並確定管理系統的全面情況。

稽核小組將分析這兩次稽核拜訪中收集的資訊和證據,以確定是否滿足所有認證要求,以及是否存在不符合項。稽核小組可以根據他們的經驗向客戶建議一些改進機會。

我們將至少在以下方面進行報告: 

  • 對標準的要求的符合性的資訊和證據
  • 關鍵績效目標和指標的績效監視、測量、報告和評審
  • 客戶管理系統和活動表現在法律方面的符合性
  • 運營控制
  • 內審和管理評審的有效性
  • 組織方針的管理層職責
  • 標準要求、方針、績效目標和指標、任何可適用的法律、職責、人員能力、運營、程式、績效資料和內審結果之間的聯繫。

報告

第二階段稽核以末次會議作為結束。在末次會議上,稽核小組將提交一份稽核發現的總結報告,記錄稽核結果、待改善區域和不符合項等。 

第三階段:有主題的監督稽核

當客戶的管理系統獲得認證後,我們將安排例行監督稽核(通常每間隔六個月進行一次)。

監督稽核的目的是確保已通過認證的管理系統:

  • 得到繼續維護
  • 得到實施
  • 實現持續改進

同時考慮因客戶活動、產品或服務變化而引起的系統變化,從而確認客戶是否仍然符合認證要求。

稽核前聯繫

對於不同客戶:

a) 不瞭解LRQA稽核方法的:稽核員將向客戶介紹該新方法,商討在客戶公司導入該方法的最佳方式,商定首次會議上與最高管理層的對話安排。

b) 熟悉LRQA稽核方法的:稽核員將確認上一次訪問選定的主題仍然適用,並可得到合適人員支持。必要時,商定對主題的更改。

如果是證書更新稽核策劃稽核,稽核員將根據評審、預評和策劃原則進行。

和最高管理層的對話

稽核員將:

  • 介紹LRQA此次拜訪的不同之處和原因。
  • 就所定主題涉及的問題,識別系統可為之所用的能促進績效改善的地方。
  • 傾聽客戶有關此次拜訪所選定主題所涉及問題的意見,並在稽核中把他們的意見納入考慮範圍。
  • 討論群組織未來目標並識別下次稽核主題的機會。

稽核計畫

根據此次稽核(或下次稽核)選定的主題,稽核員將確定哪些部門、程序控制和系統與主題相關,並且是可以稽核的::

主題+待稽核的人員、過程、控制和系統=稽核計畫

未來計畫的靈活性 -未來稽核的計畫應該是靈活的。如果情況發生了變化,比如大多數客戶投訴或違反法律法規,LRQA應該能夠修改稽核主題或換成新主題,以切實關注目前對客戶和/或其利益相關方而言最重要的問題。

實施稽核

稽核員將:

  • 按照計畫稽核主題所涉及區域。稽核員也將跟蹤那些對主題很重要但在計畫中沒有識別出來的稽核路徑。
  • 根據對區域的稽核確定系統控制措施就緒並被有效使用。
  • 確定客戶是否使用管理系統管理和/或改善跟主題相關的問題。
  • 就系統的缺陷或有效性進行報告,並建議可能的改善措施。

稽核報告

末次會議時,稽核員將提交報告。報告將:

  • 包含最高管理層討論的總結
  • 跟蹤長期改善項目的抽樣
  • 記錄跟蹤的足跡和驗證的證據,以及評估和結論
  • 記錄所有稽核發現
  • 記錄跟主題相關的管理系統有效性及稽核標準要求符合性的總體結論
  • 識別下次稽核的主題和區域。
  • 回饋給最高管理層 

末次會議稽核員將:

  • 表達對稽核發現的總看法並表明結論。
  • 突出表明管理系統哪些地方可説明客戶解決跟主題相關的問題,並可促進改善。
  • 概括跟主題相關的系統的不足之處,並解釋這些不足將會如何對業務產生不利影響。