驗證程序

很多組織逐漸意識到,徹底了解自己的長處和弱處,可以有助於鑑識具有潛在競爭優勢的區域。

·    稽核日期、稽核起始時間

·    稽核小組成員

·    稽核人天數

·    將被稽核的組織部門

除非客戶特殊要求,稽核報告均使用當地語言

Stage1-文件審查

第一階段稽核通常是在客戶現場進行,主要是確定客戶是否已準備就緒,從而可以進行第二階段稽核。

稽核

第一階段稽核由首次會議開始。稽核員與客戶見面並向客戶的管理層介紹勞氏(LRQA) 的稽核方法,並與客戶商定稽核計劃。

稽核員將:

·    評估客戶活動場所和具體情況

·   和客戶展開討論,確認客戶對第二階段稽核的準備有多充分

·   查看客戶對標準的要求的理解以及客戶滿足這些要求的程度

·   收集有關客戶管理體系範圍、過程和活動場所的信息以及相關法律法規要求的符合性的信息。

·   查看客戶內審和管理評審情況

·   確認管理體系的實施是否足夠合適進行第二階段稽核

·   為第二階段正式稽核做一份詳細的計劃

 報告

第一階段稽核以末次會議作結。在末次會議上稽核員將提交一份稽核報告並商定第二階段稽核

過程。報告既包括正面發現也包括那些需要在第二階段稽核前引起注意的問題。

Stage 2 - 正式評審

第二階段稽核在客戶現場進行。目的是評估客戶管理體系的實施及其有效性。我們將收集證據以證明管理體系符合標準和其他認證要求。

稽核

稽核按照第一階段所準備的稽核計劃進行。稽核小組在嚮導陪同下稽核各個區域,同時嚮導還可以見證稽核發現。第二階段稽核通常包括與最高管理層或其全面負責管理體系的代表進行面談,以了解管理體系的全面情況。

稽核小組將分析兩次稽核拜訪中收集的訊息和證據,以確定是否滿足所有認證要求及是否存在不符合項。稽核小組可以根據他們的經驗向客戶建議一些改進機會。

稽核小組將至少在以下方面進行報告:

·  標準的要求的符合性的訊息和證據

·   關鍵績效目標和指標的績效監視、測量、報告和評審

·  客戶管理體系和活動表現在法律方面的符合性

·  營運控制

·   內部稽核和管理審查的有效性

·   組織方針的管理層職責

·   標準要求、方針、績效目標和指標、任何可適用的法律、職責、人員能力、營運、程序、績效數據和內部稽核結果之間的聯繫。

報告

第二階段稽核以結束會議作為結束。在結束會議上,稽核小組將提交一份稽核發現的總結報告,記錄稽核結果、待改善區域和不符合項等。

Stage 3 - 定期審查

當客戶的管理系統獲得認證後,我們將安排例行定期審查。定期審查的目的是確保已通過認證的管理系統:

·  得到持續的維護;

·  得到實施;

·   實現持續改善。

勞氏同時考慮因客戶活動、產品或服務變化而引起的系統變化,從而確認客戶是否仍然符合認證要求。

和最高管理層的對話

例行定期審查的主題通常會在前一次稽核結束時商定。具體細節會在首次會議確認。

根據所定主題,稽核員將:

·  介紹LRQA此次拜訪的不同之處和原因。

·   就所定主題涉及的問題,識別系統可為之所用的能促進績效改善的地方。

·  傾聽客戶有關此次拜訪所選定主題所涉及問題的意見,並在稽核中把他們的意見納入考慮範圍。

·   討論組織未來目標並識別下次稽核主題的機會。

稽核計劃

根據此次稽核(或下次稽核)選定的主題,稽核員將確定跟主題相關的哪些部門、過程控制和系統是可以稽核的:

主題+待稽核的人員、過程、控制和系統=稽核計劃

未來計劃的靈活性-未來稽核的計劃應該是靈活的。如果情況發生了變化,比如大多數客戶抱怨或違反法律法規,LRQA應該能夠修改稽核的主題或換成新的主題,以切實關注目前對客戶和/或其利益相關方而言最主要的問題。

進行稽核

稽核員將:

·   按計劃稽核主題相關區域。

·  根據對區域的稽核確定系統控制措施就緒並被有效使用。

·   確定客戶是否使用管理系統管理或改善跟主題相關的問題。

·   就系統的缺陷或有效性進行報告,並建議可能的改善措施。

稽核報告

結束會議時,勞氏(LRQA)稽核員將提交報告並確認下次稽核的主題。報告將:

·   包含最高管理層討論的總結

·   追蹤長期改善項目的抽樣

·   記錄追蹤的紀錄和驗證的證據,以及評估和結論

·   記錄所有稽核發現

·   記錄跟主題相關的管理系統有效性及稽核標準要求符合性的總體結論

·   識別下次稽核的主題和區域。

回饋給最高管理層

結束會議時,稽核員將:

·  表達對稽核發現的總看法並表明結論。

·   突出表明管理系統哪些地方可幫助客戶解決跟主題相關的問題,並可促進改善。

·  概括跟主題相關的系統的不足之處,並解釋這些不足將會如何對業務產生不利影響。